EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef Kitle: Eksan tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: Eksan Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon: 1.0
Onaylayan: Eksan tarafından onaylanmıştır.
İÇINDEKİLER
- GİRİŞ 3
1.1. Amaç 3
1.2. Kapsam 3
1.3 . Dayanak 3
1.4 . Tanımlar 3
- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI 5
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 5
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 5
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi 5
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 5
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi 5
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 5
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 6
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması 6
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması 7
- KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ 8
- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER 8
- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI 8
- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI 8
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları 8
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 9
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi 9
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi 9
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 9
7.6 Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler 10
- YÜRÜTME 10
- YÜRÜRLÜK ve İLANI 10
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler 11
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar 13
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları 14
EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
- GİRİŞ
Eksan Mekanizma Makas Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Eksan”) , veri sorumlusu sıfatıyla yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte, iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. Eksan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının Eksan organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. Eksan bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
- Amaç
Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, Eksan organizasyon ve süreçlerine uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Eksan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, Eksan iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir.
Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler, Politika ile Eksan uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi |
| Çalışan | Şirket ile iş sözleşmesine dayalı olarak çalışanlar ile stajyerler |
| Hizmet Sağlayıcı | Şirket’e hizmet sunan ve Şirket ile akdedilmiş sözleşmeler çerçevesinde kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler |
| İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, erişilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi her türlü işlem |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler |
| Şirket | [Şirket Adı Buraya] |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
| Veri Sahibi / İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi |
Eksan, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. Eksan, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
Özel nitelikte olan, kişilere ait sağlık, kılık kıyafet ve ceza mahkûmiyetine ilişkin verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
Eksan, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir.
Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, Eksan gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu Eksan yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
- Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
- Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel verileri güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta, plan ve programlı çalışılmaktadır.
- Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .
- İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplanmakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
- Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.
- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda sıralanan şartlardan herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
- Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
- Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
Eksan hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilir.
- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilir.
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
- Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, Eksan meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Eksan özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Eksan, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerin korunması, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı olarak yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Eksan, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. Eksan aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirir.
- Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
- Eksan’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Veri sahibi tarafından kişisel verilerinin alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı olması,
- Eksan’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Eksan’ın meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler aktarılabilir.
- Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, kişisel veri sahibinin açık rızasının alınmış olması kaydıyla aktarılabilir. Açık rızanın olmadığı hallerde ise Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
Eksan; yönetim, insan kaynakları, idari işler, mali işler (muhasebe-finans), planlama, lojistik, bilgi işlem, üretim, kalite, Araştırma-Geliştirme, pazarlama, satış, satın alma, müşteri destek iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detayları Eksan’ın https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresindeki alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.
Kişisel veriler, Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
Eksan, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Eksan bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Eksan, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. Eksan, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler, belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 7.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle Eksan’a iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu (Ek-4) doldurarak, Eksan’a başvurabilir.
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi
Eksan, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde Eksan’a iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
Eksan, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
- Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
- Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
- Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kişisel veri sahibi, Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz buluması veya Eksan tarafından süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Eksan’a cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
- Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
Eksan, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Eksan, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır. İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni”, “Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi”, “Çalışan Aydınlatma Metni”, “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”, “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni”, “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler Eksan’ın internet sitesinde (www.eksan.com.tr) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri
Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu
Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler
| Veri Kategorisi | Kişisel Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, Soyad, Anne-Baba Adı, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Nüfus Cüzdanı Seri-Sıra No, TC Kimlik No, Pasaport No, Cinsiyet Bilgisi, Sürücü Belgesi |
| İletişim | Adres, E-Posta Adresi, İletişim Adresi, KEP Adresi, Telefon No |
| Özlük | Bordro Bilgileri, Disiplin Soruşturması, İşe Giriş-Çıkış Belgeleri, İş Başvuru Formları, Özgeçmiş Bilgileri, Performans Değerlendirme Raporları |
| Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyası bilgileri |
| Müşteri İşlem | Çağrı Merkezi Kayıtları, Fatura, Senet, Çek Bilgileri, Giriş-Çıkış Bilgileri, Sipariş Bilgileri |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | Çalışan/Ziyaretçi Giriş-Çıkış Kayıtları, Kamera Kayıtları |
| İşlem Güvenliği | İç kullanıcı kodu, parola/şifre bilgileri |
| Risk Yönetimi | Ticari, teknik, idari risk yönetim bilgileri |
| Finans | Bilanço, Finansal Performans, Kredi-Risk, Banka Hesap No, IBAN No |
| Mesleki Deneyim | Diploma, Kurs, Meslek İçi Eğitim, Sertifikalar |
| Pazarlama | Alışveriş Geçmişi Bilgileri |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Kamera Görüntüsü, Ses Kaydı |
| Kılık ve Kıyafet | Kılık-Kıyafet Bilgileri |
| Sağlık Bilgileri | Engellilik Durumu, Kan Grubu, Sağlık Bilgileri, Cihaz/Protez Bilgileri, Laboratuvar/Görüntüleme/Test Sonuçları, Muayene, Reçete Bilgileri |
| Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik | Ceza Mahkûmiyeti Bilgileri, Güvenlik Tedbiri Bilgileri |
| Aile Bilgileri | Çocuk Sayısı, Aile Cüzdanı, Eş Çalışma Bilgisi, Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgisi |
| Çalışma Verileri | Departman, Çalışma Şekli, Meslek, Son Şirket Bilgisi, Meslek Kartı, Referans |
| İmza | Islak/elektronik imza, parmak izi, özel işaretler |
| Talep/Şikâyet Yönetimi | Anket Verileri, Talep/Şikâyet kayıtları |
| Olay Yönetimi | Hukuki, teknik ve idari tedbir için işlenen olay bilgileri |
| Sigorta | Özel Sağlık Sigortası, SGK Verileri |
| Araç Bilgileri | Plaka, Marka, Model, Model Yılı, Motor/Şasi No, Ruhsat Tescil Tarihi, Ruhsat, Hasarsızlık Bilgisi |
| Uyum Bilgileri | Uyum kapsamında işlenen bilgiler |
| Denetim/Teftiş Bilgileri | Denetim faaliyetleri sırasında işlenen veriler |
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar
| İşleme Amacı |
|---|
| Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi |
| Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi |
| Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
| Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi |
| Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi |
| İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
| İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Denetimi |
| İş Sağlığı ve Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Müşteri İlişkileri Yönetimi |
| Pazarlama ve Analiz Çalışmaları |
| Risk Yönetimi |
| Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Şirketin Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini |
| Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Eksan Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:
| Alıcı Grubu | Aktarım Amacı |
|---|---|
| Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının mevzuat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla talep ettiği bilgilerle sınırlı olarak |
| İş Ortakları ve Tedarikçiler | Şirket’in yürüttüğü ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için iş ortaklarıyla yapılan sözleşmelerin ifası kapsamında gerekli hizmetlerin sağlanması amacıyla |
| Hukuken Yetkili Özel Hukuk Tüzel Kişileri | Yasal düzenlemeler kapsamında ve sınırlı olmak kaydıyla, yetkili özel hukuk kişileriyle hukuki süreçlerin takibi ve yürütülmesi, mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla |
| Bağlı Ortaklıklar ve Grup Şirketleri | Şirket içi raporlama, insan kaynakları ve yönetim süreçlerinin yürütülmesi, operasyonel verimliliğin sağlanması amacıyla |
| Sigorta Şirketleri | İş kazası, sağlık, özel sigorta poliçeleri kapsamında gerekli bildirimlerin ve işlemlerin yapılması amacıyla |
| Bankalar ve Finans Kuruluşları | Ücret ödemeleri, yan haklar ve finansal işlemlerin yürütülmesi amacıyla |
| Hizmet Sağlayıcılar (BT, Danışmanlık vb.) | Şirket’in iş süreçlerini yürütmek için hizmet aldığı üçüncü tarafların, gerekli teknik ve idari destek sağlaması amacıyla |
| Avukatlar ve Hukuk Büroları | Hukuki süreçlerin takibi, dava ve icra işlemlerinin yürütülmesi amacıyla |
| Yetkili Denetim Firmaları | Yasal yükümlülükler kapsamında denetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla |